Jak projasnit komunikaci v Basecampu

Tentokrát nejde o tip o pro každého, ale výhradně pro uživatele systému Basecamp¹. Za tu dobu, co v Melvilovi coby vyznavači práce na dálku používáme Basecamp, jsme našli více způsobů, jak práci s ním ještě více zpřehlednit či zpříjemnit a rádi se o ně podělíme. Jednotlivé tipy uvádím coby prostý seznam, protože nemá smysl jít do podrobností – berte nebo nechejte být.

Jak používáme projekty v Basecampu

• obecně: každá námi připravovaná kniha je jeden projekt, jehož název vždy začíná KNIHA název knihy např. KNIHA Život plný katastrof;
• kromě toho používáme některé centrální projekty, které označujeme tak, že mají na začátku zavináč, aby se v seznamu řadily na začátek; typicky: @Marketing, @Provoz, @Interní, @Zasedačka a další.
• poslední zmíněný projekt stojí za zmínku: takzvaná @Zasedačka je vlastně taková nástěnka, kde umísťujeme „celopodnikové“ zprávy a výzvy; neděje se tak moc často, ale pokud ano, tak to stojí zato :) – například pozvánky na pařbu, večírek, přivitání nového kolegy, oznámení výsledků za loňský rok apod.
• zjistili jsme také, že děláme nejvíce chyb, když je kniha těsně před uvedením na trh; v tomto období je potřeba zprocesovat desítky mikroúkolů od obsluhy dílčích kanálů marketingu po důsledné kontroly knihy a obálky před tiskem – pro tyto účely, aby se na nic nezapomnělo, používáme tzv. checklisty, tedy kontrolní seznamy úkolů; problém ovšem je, že checklisty nelze v nové verzi Basecampu uložit jako šablony, musejí se vždy vkládat znovu, bod po bodu… anebo ne? Ne!!:
• předpřipravené checklisty do projektu knihy totiž vkládám tak, že je vyklipnu z archiváře (kde jsou uloženy v podobě textového souboru - co úkol, to odrážka/řádek) a pošlu je do daného projektu přes email-in adresu, kde v předmětu uvedu „TODO: název cheklistu“
• jakmile email do systému dorazí, automaticky se „přeloží“ na checklist, kde je možné k němu přiřazovat zodpovědné pracovníky či termíny.
• obecně vzato přiřazováním termínů a úkolů šetříme – lidé to stejně nijak zvlášť nepoužívají, neboť mají svůj vlastní (ideálně GTD) systém agendy.

Jak jsme vylepšili komunikaci

Zavalení emaily je v dnešní době jeden z největších neduhů našich životů. Basecamp tomu z principu předchází, ale přesto jde jen o stroj a udělá přesně to, co mu my lidé poručíme. Proto jsme vymysleli dvě pravidla, jejichž dodržování vede k minimalizaci zbytečné komunikace.

Jak víte, Basecamp může odeslat v rámci diskuse email určeným adresátům, kterých se odesílaná zpráva týká (odesilatel volí tyto adresáty).

Dvě pravidla pro zprávy:

1. Abychom se nezahltili, interně jsme zavedli pravidlo, že do diskuse nesmí být zatažen (obeslán) nikdo, koho se zpráva netýká – a toto pravidlo relativně přísně vymáháme i tehdy, kdy se vlákno diskuse zpočátku dané osoby týkalo – prostě každá nová zpráva musí jít jen na ty, kterých se týká.
2. Při odesílání zprávy určené více adresátům je povinností odesilatele zvýraznit tučně (ctrl-B / cmd-B) jméno adresáta v textu všude v textu tam, kde odesiatel od adresáta žádá nějakou akci či reakci. Použití tučného písma pro jiné účely je v celém Basecampu zakázáno.

Kombinace těchto dvou pravidel se v průběhu let ukázalo být jako vysoce efektivní: když obdržíte mail z Basecampu, tak téměř stoprocentně víte, že: 1. je v něm něco, co se vás týká; 2. po otevření jediným pohledem najdete část zprávy, která se týká právě vás. Louskání zbytečností se tak zkracuje na totální minimum – a funguje to i zpětně při rychlém vizuálním procházení diskuse.

(Nutno podotknout, že Basecamp by mohl tuto funkci „zmínky“ s našeptávačem přidat po vzoru Facebooku či Quipu do základní výbavy, ale i tohle řešení je plně postačující).

Basecamp je opravdu skvělý systém, ale není samozřejmě pro každého. Jiná řešení přinášejí zase jiné výhody, v drtivé většině také další funkce. My se pro Basecamp rozhodli proto, že víc nepotřebujeme. Nechceme někoho učit další a další funkce, chceme naopak nové kolegy a externisty bez vysvětlování rychle vtáhnout do rozjetého vlaku a řešit podstatu věci. A na to je BC ideální. Máte-li k němu nějaké dotazy, pište je níže v diskusi.